Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Kontakt

Lukas Dayan, handelnd unter Dayan Digital Solutions, Diekstraße 15A, 33330 Gütersloh, Deutschland. Fragen zum Datenschutz und Anfragen zu deinen Rechten kannst du an kontakt@dayandigitalsolutions.com richten.

2. Konto und Anmeldung

Für eine Zugangsanfrage verarbeiten wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse und benachrichtigen den Betreiber unter kontakt@dayandigitalsolutions.com. Die Freigabe erfolgt persönlich. Erst danach wird ein Konto angelegt und eine Einladung zum Festlegen deines Passworts versendet. Für das Konto verarbeiten wir außerdem eine interne Kontokennung, den Freigabe- und Zugriffsstatus sowie Anmelde- und Bestätigungsinformationen. Das Passwort wird an den Authentifizierungsdienst übertragen; es wird nicht als Teil deiner Unternehmensdaten gespeichert oder exportiert. Technische Verbindungsdaten, zum Beispiel IP-Adresse, Gerätedaten und Zeitpunkte, können zur sicheren Bereitstellung und zur Erkennung missbräuchlicher Anmeldungen verarbeitet werden.

Die Kontobereitstellung und vertragsbezogene Kommunikation beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für den Schutz des Dienstes vor Missbrauch und die Fehlerbehebung kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, funktionierender Dienst. Die erforderlichen Anmeldedaten werden benötigt, um ein Konto bereitzustellen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet in dieser App-Version nicht statt.

3. Unternehmens- und Inhaltsdaten

Die App speichert die eingegebenen Unternehmens- und Kundendaten einschließlich hochgeladener Firmenlogos, Kontaktdaten, Termine, Orte und Notizen, Angebote und Rechnungen einschließlich Positionen, Beträgen, Zahlungsangaben, Status sowie Einstellungen. Diese Daten werden dem angemeldeten Konto zugeordnet und zwischen dessen Geräten abgeglichen.

Für Daten, die ein Unternehmen über seine eigenen Kunden oder Beschäftigten eingibt, bestimmt grundsätzlich dieses Unternehmen den Zweck und die Rechtsgrundlage. Soweit Dayan diese Daten im Auftrag verarbeitet, ist dafür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Verwende Freitextfelder nicht für Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Informationen, wenn dafür keine passende Rechtsgrundlage und Vereinbarung bestehen.

4. Speicherung auf deinem Gerät

Auf dem Gerät werden Anmeldeinformationen für die Sitzung, Einstellungen und ein nach Konto getrennter Bestand deiner App-Daten einschließlich noch nicht übertragener Änderungen gespeichert. Dadurch bleiben Anmeldung und angeforderte Funktionen nutzbar. Dieser Gerätespeicher ist nicht zusätzlich durch die App verschlüsselt; schütze dein Gerät durch eine Gerätesperre.

Wenn du Terminerinnerungen aktivierst und die Geräteberechtigung erteilst, werden Terminbezeichnung, Beginn und gegebenenfalls Ort an das lokale Mitteilungssystem deines Geräts übergeben. Je nach Geräteeinstellung können diese Angaben auf dem Sperrbildschirm erscheinen. Die Erinnerung wird auf dem Gerät geplant; ein zusätzlicher Push-Versanddienst wird dafür nicht eingesetzt. Beim Abmelden auf diesem Gerät werden die geplanten Erinnerungen und bereits zugestellten App-Mitteilungen entfernt. Du kannst Erinnerungen in den App-Einstellungen ausschalten und ihre Vorlaufzeit ändern.

Für die unbedingt erforderliche Speicherung zu ausdrücklich gewünschten App-Funktionen stützen wir uns auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese Version verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker. Schriften und das Unternehmenslogo werden mit der App ausgeliefert; zum Laden der Schriften werden keine externen Schriftanbieter aufgerufen.

5. Dienstleister und internationale Verarbeitung

Für Anmeldung, Datenbank und Synchronisierung wird Supabase eingesetzt. Die Projektregion ist Frankfurt. Die Wahl einer europäischen Projektregion ist keine Zusage, dass jeder Support-, Sicherheits- oder sonstige Verarbeitungsvorgang ausschließlich in Deutschland stattfindet.

Für Zugangsanfragen an den Betreiber, Einladungs- und Passwortmails ist Resend als Versanddienst eingerichtet. Beim Versand erhält der Dienst die Zieladresse, den Mailinhalt und technische Zustellinformationen. Die konfigurierte Versandregion ist Irland; Resend beschreibt in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag auch eine Verarbeitung in den USA. Die Versandregion allein schließt internationale Verarbeitung deshalb nicht aus.

Supabase Pte. Ltd. und Resend, Inc. sind für diese Aufgaben als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Ihre Auftragsverarbeitungsbedingungen sind Bestandteil ihrer Dienstleistungsbedingungen. Die unten verlinkten Verträge nennen die technischen Maßnahmen, Unterauftragnehmer und die vorgesehenen Garantien für internationale Übermittlungen, darunter EU-Standardvertragsklauseln. Anfragen zu den einschlägigen Garantien und Vertragsunterlagen kannst du an unseren Datenschutzkontakt richten.

6. PDF-Export und Weitergabe

PDFs werden aus deinen Dokumentdaten erstellt. Beim Herunterladen oder über das Teilen-Menü bestimmst du selbst den Speicherort oder Empfänger. Ein von dir gespeicherter oder geteilter Export liegt außerhalb der Kontosynchronisierung und wird durch eine spätere Löschung des Kontos nicht automatisch von anderen Geräten oder bei Empfängern entfernt. Dasselbe gilt für heruntergeladene Datensicherungen.

Eigener E-Mail-Versand – optionale Kontoanbindung

Soweit ein Anbieter in den Einstellungen verfügbar ist, kannst du freiwillig ein Gmail-/Google-Workspace- oder Outlook-/Microsoft-365-Postfach verbinden. Die Anmeldung erfolgt beim Anbieter. Dayan Manager erhält die verifizierte Kontoadresse, den Anbieter und eine technische Berechtigung zum Versenden von E-Mails. Für Microsoft wird das eigene Basisprofil zur Ermittlung der Absenderadresse abgerufen. Es wird keine Berechtigung zum Lesen des Posteingangs angefordert. Das Postfach-Passwort wird nicht an Dayan Manager übermittelt.

Technische Zugangs- und Erneuerungstokens werden konto- und anbietergebunden verschlüsselt in der App-Datenbank gespeichert. Sie werden nicht als Unternehmensdaten auf Geräte synchronisiert und nicht in den Datenexport aufgenommen. Eine Verbindungsanfrage ist zehn Minuten gültig und muss nach der Anbieteranmeldung zusätzlich in einer freigeschalteten App-Sitzung bestätigt werden. Abgelaufene Anfragen sind nicht mehr nutzbar und werden beim nächsten E-Mail-Kontovorgang bereinigt.

Erst wenn du in der Versandvorschau ausdrücklich auf Senden tippst, werden Absender, gespeicherte Kundenadresse, Betreff, Nachrichtentext und die aus deinen Geschäftsdaten erzeugte PDF an den verbundenen E-Mail-Anbieter übertragen. Der Versand erfolgt über dein Postfach; eine Anbieterannahme bestätigt noch keine Zustellung. Die App-Datenbank speichert dazu Versandmetadaten einschließlich Absender, Empfänger, Belegkennung, Zeit, Ergebnis und gegebenenfalls Anbieterkennung, jedoch keine zusätzliche Kopie von Nachrichtentext oder PDF im Versandprotokoll. Diese Funktion beruht für die Kontobereitstellung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für die enthaltenen Kundendaten bestimmt das nutzende Unternehmen die passende Rechtsgrundlage.

Durch Trennen des E-Mail-Kontos in den Einstellungen werden dessen Tokens und offene Verbindungsanfragen aus der aktiven App-Datenbank entfernt. Bereits laufende Sendungen können noch abgeschlossen werden. Du kannst die Anbieterberechtigung zusätzlich direkt bei Google oder Microsoft widerrufen. Bereits versandte Nachrichten werden nicht aus deinem Postfach oder beim Empfänger gelöscht. Die vollständige Kontolöschung entfernt auch Mail-Verbindungen, offene Anfragen und Versandmetadaten aus der App-Datenbank.

Google und Microsoft verarbeiten die übermittelten Daten im Rahmen des von dir verwendeten Postfachs und ihrer jeweiligen Vertrags- und Datenschutzbedingungen; eine ausschließlich deutsche oder europäische Verarbeitung wird für diese optionalen Anbieteranbindungen nicht zugesagt. Die Verwendung und Weitergabe der von Google APIs erhaltenen Informationen durch Dayan Manager erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Diese Daten werden ausschließlich für die sichtbare Kontoanbindung und den angeforderten Versand verwendet, nicht für Werbung, den Verkauf von Daten oder das Training von KI-Modellen.

7. Speicherdauer und Löschung

Aktive Kontodaten werden für die Bereitstellung des Kontos und der von dir genutzten Funktionen gespeichert. Die gewöhnliche Löschung einzelner Geschäftseinträge blendet diese aus der App aus; technische Löschmarkierungen und Änderungsbelege können für den sicheren Geräteabgleich und eindeutige Dokumentnummern verbleiben. Eine vollständige Kontolöschung ist davon getrennt.

Die Kontolöschung entfernt die aktiven Kontoinhalte aus der App-Datenbank und beendet den Kontozugang. Auf anderen Geräten kann zunächst noch der zuletzt lokal gespeicherte Stand erscheinen. Bei einer erneuten Authentifizierungsprüfung wird der gelöschte Kontozugang abgewiesen; bereits exportierte Dateien und offline gespeicherte Kopien auf anderen Geräten werden nicht aus der Ferne gelöscht. Eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsdokumente musst du vor der Kontolöschung berücksichtigen.

Die tägliche automatische Bereinigung entfernt IP-Hashes von Zugangsanfragen nach sieben Tagen, offene oder abgelehnte Anfragen ohne angelegtes Konto nach 30 Tagen seit der letzten Anfrage, Entscheidung oder Einladung sowie Authentifizierungs-Audit-Einträge nach 90 Tagen. Anfragen mit bereits angelegtem Konto bleiben für die Zugriffsverwaltung erhalten. Gesperrte Konten werden durch eine Sperre nicht gelöscht. Für Konten und deren Geschäftsinhalte ist die bestätigte Kontolöschung beziehungsweise eine berechtigte Löschanfrage maßgeblich. Supabase-API- und Datenbankprotokolle werden im verwendeten Free-Tarif grundsätzlich einen Tag gespeichert; Resend nennt für Mailinhalte und Versandprotokolle im verwendeten Tarif 30 Tage. Erforderliche gesetzliche Ausnahmen oder die Verteidigung konkreter Rechtsansprüche können eine getrennte, zweckgebundene Aufbewahrung begründen. Eine sofortige Löschung aus sämtlichen technischen Provider-Backups wird nicht zugesagt; der Free-Tarif ist kein zugesicherter Backup- oder Wiederherstellungsdienst.

8. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine etwaige Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Unter Einstellungen kannst du die in der App gespeicherten Kontoinhalte exportieren oder dein Konto löschen. Für weitergehende Auskünfte und andere Rechte kontaktiere uns per E-Mail. Anfragen werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet; gesetzlich zulässige Verlängerungen werden begründet mitgeteilt. Ein App-Export ersetzt nicht jede mögliche datenschutzrechtliche Auskunft.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den hier angegebenen Unternehmenssitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle.